POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ et de PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS  

Le Musée du Bas-Saint-Laurent (ci-après désigné comme le « Musée » ou l’« Organisme) reconnait l’importance de protéger les Renseignements personnels, c’est-à-dire tout renseignement concernant un individu qui permet de l’identifier de manière directe ou indirecte (« Renseignement personnel »).

La présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels (la « Politique ») décrit les mesures appliquées par le Musée pour assurer la protection des Renseignements personnels qu’il recueille, utilise, divulgue, traite et conserve dans le cadre de l’exploitation de ses sites Web (mbsl.qc.ca. et cyberphotos.ca) et de ses activités opérationnelles courantes.

Cette politique vise à se conformer aux dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (la « LADOPPRP » ou « Loi sur l’Accès ») telle que modifiée par la L.Q. 2021, c.25 (la « Loi 25 »), et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

La présente politique peut être modifiée à l’occasion afin de maintenir la conformité du Musée avec la loi et de tenir compte de tout changement au processus de collecte des renseignements personnels.

Entrée en vigueur : 10 septembre 2024

Dernière mise à jour : 10 septembre 2024

Approuvée par le conseil d’administration le 10 septembre 2024, Résolution 528-05

La collecte de Renseignements personnels par le Musée inclut uniquement ceux qui sont nécessaires pour les fins de ses activités. Ceux-ci concernent les renseignements relatifs à votre identité, tels que vos noms, adresses civiques et courriels, numéros de téléphone, nom de compagnie, des informations démographiques ainsi que des informations relatives à l’utilisation du Site Web.

Le Musée recueille des Renseignements personnels des façons suivantes :

Directement auprès de vous :

La plupart des Renseignements personnels qui sont collectés sont ceux fournis directement, notamment lorsque vous :

• Achetez un produit ou service offert (carte de membre, achat d’une reproduction de photo via cyberphotos, location de salle ou événements, œuvres d’art lors de l’encan annuel, etc.) directement auprès du Musée ;
• Participez à un sondage réalisé par le Musée ;
• Souscrivez à l’infolettre du Musée ou toute autre communication personnalisée ;
• Déposez une candidature à un poste ;
• Faite un don en argent ou en œuvre d’art.

Directement, par le Site Web de l’Organisme:

Le Musée peut également recueillir des informations relatives aux visiteur.euse.s du Site Web.

Cette collecte se fait par l’utilisation de fichiers témoins de connexion communément appelés « cookies ». Ces fichiers permettent notamment de reconnaître l’utilisateur.trice de notre Site lorsqu’il ou elle  y accède et lorsqu’il ou elle passe d’une page à l’autre. Voici les différents types de cookies que nous utilisons sur notre site internet :

• Les fichiers témoins de connexion nécessaires : qui permettent le bon fonctionnement du site internet ;
• Les fichiers témoins de connexion de statistiques et de mesure d’audience, qui permettent de collecter de l’information sur l’utilisation du site par les visiteur.euse.s, en mesurant la fréquentation ou la performance du site à l’aide de statistiques;
• Les fichiers témoins de connexion relatifs aux réseaux sociaux, qui visent à vous permettre de partager plus facilement des pages du site du Musée sur les réseaux sociaux, en vous proposant les réseaux sociaux les plus utilisés dans votre région ;
• Les fichiers témoins de connexion d’annonces personnalisées, qui permettent la présentation de publicités personnalisées et la mesure de l’efficacité des publicités présentées.

Lorsque exigé, le Musée sollicitera le consentement avant de collecter les informations.

Le Musée collecte, utilise et communique les Renseignements personnels pour les fins précisées au moment de la collecte. Voici des exemples, non limitatifs, de fins pour lesquelles le Musée collecte vos renseignements personnels :

CATÉGORIE  de PERSONNE CONCERNÉE	FINS DE COLLECTE
Client.e.s / visiteur.euse.e	Confirmer l’identité des individus, vérifier l’exactitude des Renseignements personnels et les mettre à jour, à des fins de transactions. Procéder à l'abonnement initial ou au renouvellement de l’abonnement au Musée; Gérer des demandes relatives aux produits et services offerts (offrir les produits et services requis ou susceptibles de vous intéresser ; traiter l'information relative à vos achats et demandes de services ainsi qu'au traitement du paiement de ceux-ci ; etc.); Gérer, administrer ses programmes et s'assurer que les membres reçoivent les services, rabais et avantages appropriés en conformité avec les modalités applicables; Études, sondages, analyses, ciblages, segmentations, statistiques, notamment afin d'établir des tarifications, de comprendre et d'analyser les intérêts, les besoins et les préférences des abonné.e.s et clients, et pour veiller à la qualité des produits et services, effectuer des vérifications internes ou mener des activités d'amélioration continue; Communiquer avec vous, répondre aux questions, aux demandes de commentaires ou traiter les plaintes; Répondre à nos exigences légales et réglementaires.
Candidat.e.s à l’emploi pour un poste au sein du Musée	Évaluer votre candidature ; Conserver les résultats de l’évaluation de votre candidature à des fins de références futures ;  Communiquer avec vous.
Donateur.trice.s (argent ou ouevres d’art)	Analyser la proposition (dans le cas d’un don d’œuvres) ; Procéder à l’acquisition (dans le cas d’un don d’œuvres) ; Procéder au paiement (dans le cas d’un don en argent) ; Communiquer avec vous ;
Utilisateur.trice.s du site Internet et du site cyberphotos	Gérer les sites Web et services en ligne, établir des tendances et des statistiques relatives à leur utilisation, évaluer leur performance et améliorer les services; Personnaliser et adapter votre expérience de navigation selon vos besoins; Répondre à vos demandes soumises via le site web; Effectuer des analyses statistiques afin de vous proposer des publicités et des sondages ciblés.
Toute autre personne	Répondre à vos demandes transmises par téléphone, par courriel ou par la poste; Organiser des évènements récréatifs ou de réseautage; Procéder à des appels de courtoisie; Envoyer du matériel promotionnel.

 

Chaque fois que la loi l’exige, le Musée sollicitera votre consentement avant toute utilisation de vos renseignements personnels.

Les Renseignements personnels sont divulgués et accessibles aux employé.e.s du Musée qui ont raisonnablement besoin d’y accéder pour réaliser les objectifs énoncés dans la présente Politique. Tous les Renseignements personnels déposés sur les serveurs du Musée sont sécurisés et ne sont accessibles qu’aux employé.e.s qui ont le droit d’y accéder, dans le cadre de leurs fonctions. Le principe du moindre privilège est suivi dans l’octroi des accès aux Renseignements personnels, suivant le rôle et les responsabilités des usagers.

De tierces personnes (partenaires et fournisseurs), notamment la cie de soutien informatique, peuvent également accéder aux Renseignements personnels recueillis pour réaliser les objectifs énoncés dans la présente Politique. Ils ne seront pas en mesure d’accéder aux Renseignements personnels au-delà de ce qui est raisonnablement nécessaire pour atteindre l’objectif donné. Les tiers qui ont accès à ces informations souscrivent eux aussi à la Loi 25 et détiennent leur propre politique de confidentialité.

Le Musée s’engage à ne pas communiquer, les Renseignements personnels à d’autres tiers sauf dans les cas suivants où :

• La loi l’exige ;
• La communication des renseignements personnels à un tiers est requise pour toute procédure judiciaire ;
• La communication des renseignements personnels à un tiers est nécessaire afin de prouver ou protéger les droits légaux ;
• La communication des renseignements personnels à un tiers est réalisée dans le cadre d’une entente conclue entre organismes publics.

Les serveurs contenant les Renseignements personnels sont situés au Québec, Canada.

Le Musée met en place des mesures afin d’assurer sa conformité relativement aux obligations de conservation et de destruction des Renseignements personnels.

Les Renseignements personnels recueillis par le Musée ne sont pas conservés au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils sont recueillis.

Nonobstant ce qui précède, le Musée conserve vos Renseignements personnels lorsque c’est requis afin d’être conforme aux obligations légales applicables, outre celles spécifiques à la protection des renseignements personnels.

Le Musée a mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques, proportionnelles à la sensibilité des Renseignements personnels, afin de protéger adéquatement ces Renseignements personnels de tout vol, perte, accès non autorisé, transfert non autorisé, copie non autorisée ou altération.

Les employé.e.s du Musée sont liés par des accords de confidentialité. De la sensibilisation relative à la Sécurité de l’information et la Protection des Renseignements personnels est offerte aux employé.e.s de du Musée lorsque nécessaire (à l’embauche et lors de dossiers exigeant le respect ou le transfert de données sensibles). Les systèmes informatiques respectent les cadres et protocoles de sécurité recommandés par l'industrie.

En tant que personne dont les Renseignements personnels ont été collectés ou sont utilisés par le Musée, vous pouvez faire valoir les droits suivants :

Droit d’accéder, ou de rectifier vos Renseignements personnels : le Musée fait des efforts raisonnables pour que les Renseignements personnels qu’il recueille soient exacts et complets aux fins auxquelles ceux-ci sont utilisés. Vous pouvez consulter vos Renseignements personnels, vérifier leur exactitude et les modifier si nécessaire, sous réserve toutefois d’exceptions prévues dans la loi.

Votre demande d’accès ou de rectification doit être transmise par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées qui se trouvent à la section 10. Par la suite, votre demande sera traitée au plus tard dans les vingt (20) jours suivants la date de réception de votre demande écrite; un délai supplémentaire de dix (10) pourrait être nécessaire pour traiter votre demande, auquel cas vous en serez avisé.

Droit de retirer votre consentement : Vous pouvez retirer votre consentement à ce que vos Renseignements personnels soient utilisés par le Musée pour des fins qui ne sont pas essentielles à la gestion et à l’administration des produits et services qui vous sont offerts ou au traitement de vos demandes.

Il ne sera, généralement, pas possible de retirer votre consentement à l’utilisation de vos Renseignements personnels pour une finalité relative à la gestion et l’administration des produits et services sans au préalable cesser de vous fournir le service ou produit que vous avez demandé.

Toute demande de retrait de consentement doit être communiquée au Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la section 10.

Droit de déposer une plainte : Toute question à l’égard de vos Renseignements personnels ou plaintes à la suite du non-respect des principes énoncés dans la Politique devront être acheminées au Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la section 10.

Droit à la portabilité : Toute personne concernée doit pouvoir, sur demande, obtenir une copie des Renseignements personnels qui ont été collectés sur elle. Si les Renseignements personnels de la personne sont informatisés, cette dernière peut demander qu’ils lui soient communiqués sous la forme d’une transcription écrite et compréhensible.

Exceptions : Liens ou redirection vers des sites ou applications tiers.

Nos Sites Web peuvent contenir des liens ou une redirection vers d’autres sites Web de partenaires, fournisseurs, annonceurs et d’autres entreprises tierces. Ainsi, en cliquant sur ces liens, vous quittez les Sites du Musée.

Le Musée met en œuvre des moyens raisonnables pour s’assurer que ses partenaires respectent les exigences légales applicables en matière de protection des renseignements personnels. Toutefois, le Musée ne contrôle pas l'exploitation de ces sites Web ni la manière dont vos Renseignements personnels y sont recueillis, stockés, utilisés, partagés ou à qui ils sont divulgués. Vous devez donc consulter les politiques de confidentialité propres à ces sites Web tiers avant de choisir de leur fournir des Renseignements personnels. Le Musée ne pourra être tenu responsable des pratiques de confidentialité, de vie privée, ni du contenu des autres sites Web, autres que les propres Sites du Musée.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels est responsable d’assurer la protection de vos Renseignements personnels, c’est-à-dire de prendre toutes mesures nécessaires pour assurer vos droits tels que décrits dans les précédentes sections. Ses coordonnées sont les suivantes :

Mélanie Girard

Directrice générale

Musée du Bas-Saint-Laurent

m.girard@mbsl.qc.ca

418-862-7547 p. 1031

 

Toute demande sera prise en compte et traitée en tout respect.